Tájékoztató a SZIE Informatikai Bizottságának augusztus 28-i üléséről

A SZIE Informatikai Bizottsága augusztus 28-i ülésének napirendjén a 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet végrehajtása érdekében elvégzendő feladatok megtárgyalása szerepelt. Az ülést dr. Solti László rektor, a bizottság elnöke vezette.

A rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményeket tartalmazza, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény felhatalmazása alapján. A rendelet hatálya a közfeladatot ellátó szervekre és a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelésének külön jogszabály szerinti tanúsítását végző szervezetekre terjed ki. A rendelet mellékletének a rendelkezéseit 2009. január 1-jétől kell alkalmazni.

Tóth Sándor, az Informatikai Hivatal vezetője bemutatta az Önkormányzati Minisztérium honlapján elérhető tanúsított iratkezelési szoftvereket, melyek megfelelnek a rendelet előírásainak. A szoftvereket öt műszaki paraméter (működési környezet, szerver, kliens, adatbázis, elektronikus aláírás) figyelembe vételével mutatta be. Javasolta, hogy e műszaki paraméterek szerint szűkítsék az egyetem számára megfelelő szoftverek körét. Ezt követően a felhasználók véleményét is érdemes megismerni a közbeszerzési eljárás elindítása előtt. Emellett azonban szükség van egy egyetemi szintű iratkezelési szabályzat megalkotására is.

Dr. Csányi Sándor, az MKK dékánja kifejtette, hogy a szoftver kiválasztása előtt az iratkezelés tartalmát, az iratkezelési igényeket kell felmérni és meghatározni.

Soósné dr. Tóth Zsuzsa rektori megbízott arról tájékoztatta a bizottságot, hogy az iratkezelési szabályzat készül. Ennek tesztelése után, az ügyviteli folyamat ismeretében célszerű kiválasztani az iratkezelési szoftvert.

Tóth Sándor elmondta, hogy a szoftverek műszaki paraméterei az iratkezelési tartalomtól függetlenek, nem szükséges tehát feltétlenül megvárni az iratkezelési szabályzat elfogadását a rendelet végrehajtására történő felkészülés során.

Dr. Solti László a lista szűkítését javasolta, figyelembe véve más felsőoktatási intézmények gyakorlatát, tapasztalatát.

Tóth Sándor a referenciák elemzését is fontosnak tartotta.

Az Informatikai Bizottság eseti bizottságot bízott meg a rendelet végrehajtásához szükséges feladatok ütemezésével, a döntések előkészítésével. A bizottság tagjai: Soósné Tóth Zsuzsa, Madarász Miklós, Miklós Andrásné és Zsohár Roland.

Az Informatikai Bizottság követező ülését október 1-jén 10 órakor tartja Gödöllőn.